Организация и проведение клубных вечеринок, дискотек в Крыму - Тематические мероприятия - Статьи - шоу и развлечения в Крыму

Предлагаем обзор организационных моментов, которые следует учитывать при проведении вечеринок в Крыму

КОНЦЕПЦИЯ
Концепция вечеринки должна основываться на двух аспектах:
Целевая аудитория – кого вы рассчитываете заинтересовать: по возрасту, социальному положению, уровню доходов, модели поведения, привычкам и предпочтениям
Повод – тематическая направленность проекта: хелловин, вечеринка пиратов, white party, вечеринка от Burn, новый год, приезд знаменитости, пенная вечеринка и т.д.

РЕКЛАМА И ПРОДВИЖЕНИЕ
Веб Сайт
Сайт промо группы – если объединение людей занимается организацией вечеринок на постоянной основе
Сайт вечеринки – если проект крупный или единоразовый, то для информационного сопровождения создают сайт, посвященный исключительно проекту
Сайт может быть создан на бесплатной или платной основе, может выполнять функции не только рекламы, но и сбора предоплаты, обратной связи с организаторами, размещения фоторепортажа с вечеринки, отзывов и комментариев пользователей, релизов СМИ

Продвижение в социальных сетях
Создание группы в наиболее известных социальных сетях: vkontakte.ru, odnoklassniki.ru, мой мир. Группа проекта в социальной сети может заменить сайт при его отсутствии, позволит осуществить рекламную рассылку и получить поддержку от групп-друзей.
Создание события в социальных сетях – возможность создавать события вконтакте и приглашать пользователей – действенный инструмент рекламы молодежных вечеринок

Интернет Порталы
Порталы, полезные для рекламы, можно поделить на два типа: региональные (крымские, украиинские) и тематические (музыкальные, молодежные, студенческие)
Размещение анонсов вечеринки на порталах, поддерживающих такую услугу
Анонсирование вечеринки на форуме портала – позволяет развить активное обсуждение проекта
Платная реклама на портале – предполагает изготовлениеи и размещение рекламного баннера на портале

Реклама с помощью мобильной связи
Рассылка смс сообщений через интернет, по собственной базе рассылок с мобильного телефона или по договоренности с операторами мобильной связи (через друзей, работающих в компании или через деловые связи)

Реклама в СМИ
Рекламные блоки в журналах и газетах (региональных или тематических)
Рекламные блоки на радио и ТВ

Уличная реклама
Размещение рекламных объявлений на билбордах, специальных рекламных стендах, ситилайтах, общественном транспорте и автобусных остановках, установка баннеров и растяжек

Промоутерская деятельность
Раздача флаеров на улицах
Распостранение флаеров через дружественные организации и объединения
Раскладка флаеров местах появлении целевой аудитории: магазинах музыкальных дисков, интернет кафе, ночных клубах, кинотеатрах
Поклейка афиш
Объявления через громкоговоритель
Пиар акции на улицах города с зазывалами, костюмированными героями, флагами

Стимулирование покупательской активности
Скидки по предоплате (чем ближе дата мероприятия, тем дороже билеты)
Скидки по флаерам (10-30%)
Скидки по оригинальному дресс-коду (в костюме Адама или Евы бесплатно)
Скидки по половому признаку (девушкам бесплатно)
Скидки по времени прибытия (до 23:00 вход дешевле)
Скидки по социальному положению (со студенческим билетом)
Скидки за друзей (компаниям от 5 человек скидка на вход)
Коктейли, диски, футболки, кружки бесплатно (первым 30 пришедшим)
Розыгрыши призов от спонсоров (энерго напитки, пиво, шампанское, билеты в театр, кино)

Присутствие СМИ на мероприятии
Необходимо понимать какого общественного резонанса ожидать от мероприятия, следует ли приглашать представителей СМИ, фотографов, журналистов. Следует оговорить условия предоставления материалов СМИ организаторам и их дальнейшего использования

Присутствие VIP гостей
Если решили приглашать VIP гостей, то следует разослать пригласительные, организовать места и соответствующие обслуживание.

ИСПОЛНИТЕЛИ УЧАСТНИКИ
Диджеи – исполнители электронной музыки
Музыканты – исполнители «живой» музыки
МС, ведущий – ведущий вечера, отвечающий за развлечение гостей, проведение конкурсов
Артисты – участники шоу: пиджеи (танцовщицы), артисты экстремального жанра, шоу барменов, огненное шоу, светодиодное шоу, видеоджеи, стриптизеры и аниматоры
Декораторы – оформители, отвечающие за украшение зала
Следует учесть свои возможности по выполнению райдера артистов: технического, бытового, черного

СПОНСОРЫ И ПАРТНЕРЫ
Спонсорский пакет – содержит краткое и внятное предложение организаторов вечеринки, касаемо выгодности для рекламного спонсора от участия в проекте: ожидаемая посещаемость, описание целевой аудитории, рекламная кампания проекта, рекламные возможности проекта для спонсора, указание целевых статей расходов, которые уже совершены организаторами и статей расходов, на которые будут расходоваться деньги спонсора, варианты спонсорского участия (статусы и суммы)
Партнерское предложение – содержит обращение к информационным партнерам, а также информацию для заинтересованных сторон (общественных организаций, фондов, союзов)

БЮДЖЕТ
Бюджет - содержит детальное описание статей расходов и доходов, с указанием источников поступления средств, сроков поступления и расходования средств.

ДОГОВОРЕННОСТЬ С КЛУБОМ
В первую очередь следует решить вопросы распределении финансов. Варианты бывают самые разные. Как правило, клуб оставляет за собой выручку с бара и забирает себе половину денег со входа. Однако, бывают случаи, когда клуб решает выделить деньги на рекламу вечеринки
Также важно не забыть оговорить присутствие своего человека от организаторов на входе – для контроля работы билетера
Необходимо также обсудить время начала и время окончания вечеринки, время, до которого работает кухня, бармен и официанты, выделение столика VIP гостям, организаторам и и диджеям, алкоголь и угощения на столик организаторов, точное время, с которого организаторы имеют право на подготовку помещения под вечеринку
Охрана. Охрану может предоставить клуб либо сами организаторы

ЦЕНООБРАЗОВАНИЕ И ОПЛАТА
Некоторые крупные фестивали уже используют систему электронных платежей для предварительной покупки билетов. Обычно практикуется система «региональных представителей» - агенты от организаторов, которые проживают в разных городах, в рекламе указывается их номер телефона – они отвечают за продажу билетов в конкретном городе.
Цена на входные билеты складывается исходя из планируемых доходов, ожидаемой посещаемости и затрат на организацию мероприятия.

ОБОРУДОВАНИЕ
Необходимо определиться с техническим райдером мероприятия. Что есть в наличии у клуба, у организаторов, что следует взять в аренду, где и на каких условиях.

НЮАНСЫ
Дата и день недели. Наиболее удачные дни это пятница, суббота. Однако, часто эти дни уже заняты в клубах наперед. Следует проверить дату вашего мероприятия – не совпадает ли она с датами других вечеринок и фестивалей, более привлекательных для вашей целевой группы (как правило на серьезных музыкальных порталах есть раздел для организаторов вечеринок «Предварительные даты»).
Флаера дешевле делать заранее – часто в типографиях можно договориться «вписать» небольшой заказ в общий – нескольких заказчиков, например, на календарики. На такой заказ формируется одна матрица (самая дорогая часть оплаты) и ее стоимость разбивается на нескольких заказчиков.
Специфика заведения и целевой аудитории вечеринки. Нет смысла делать молодежную вечеринку для студентов в мажорном клубе-ресторане. Обязательно следует выяснить ценовую политику заведения на кухню и алкоголь. Желательно иметь собственного лоббиста в клубе (арт директора или диджея), а также оценить репутацию заведения по отзывам прочих организаторов и посетителей вечеринок, сделать это легко в интернете.
Имея опыт, вечеринку можно организовать, сделав несколько звонков по телефону и раздав задания ответственным лицам. Однако, такой формат предполагает наличие сплоченной команды единомышленников – подбирайте тех, на кого можно положиться!
И последнее, имейте резервный бюджет на непредвиденные случаи )))

Организация и проведение клубных вечеринок, дискотек в Крыму - Тематические мероприятия - Статьи - шоу и развлечения в Крыму - Артисты на свадьбу праздник в Крыму